Właściciele firm bardzo często zastanawiają się, co dokładnie powinno się zrobić, by zarządzanie priorytetowymi i mniej ważnymi zadaniami było bardziej efektywne. Jakie zasady warto wdrożyć?
Regularne przeglądanie systemu
Przedsiębiorca powinien poświęcić przynajmniej jedną godzinę w tygodniu na spotkanie ze samym sobą. Można dzięki temu zastanowić się nad wszystkimi istotnymi sprawami. Warto wtedy przeanalizować aktualne zlecenia.
Nie można zapomnieć sprawdzić statystyk związanych ze sprzedażą. Oczywiście nie trzeba wspomnianego zadania wykonywać w biurze. Można tego dokonać w kawiarni. Należy wyłączyć telefon, a także powiadomienia e-mail.
Zorganizowanie pracy z e-mailami
Warto wiedzieć, że bardzo duża liczba przedsiębiorców ma zły nawyk polegający na zaglądaniu do skrzynki pocztowej co godzinę. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie sprawdzanie wiadomości maksymalnie dwa razy dziennie. Oczywiście nie powinno się tego robić z samego rana. Wtedy jest czas na priorytety. Zarządzanie zadaniami będzie wtedy efektywniejsze.
Jeżeli przedsiębiorca bardzo często otrzymuje identyczne pytania od klientów i kontrahentów, powinien przygotować sobie na nie gotowe odpowiedzi. Nie będzie trzeba wtedy tracić czasu na pisanie za każdym razem identycznej wiadomości. Bardzo istotne znaczenie ma także wypisanie się z newsletterów, których się nie czyta.
Jak jeszcze można poprawić zarządzanie zadaniami?
Należy mieć świadomość, że istotnie mnóstwo technik, które będą wspomagały koncentrację przy wykonywaniu zadań. Doskonałym przykładem może być pomodoro. W najprostszym możliwym ujęciu polega ona na założeniu sobie określonego czasu, który będzie poświęcony na pracę bez żadnej przerwy. Może to być np. 25 minut.
Następnie przedsiębiorca powinien odpocząć przez kolejne 5 minut. Praca we wspomnianych interwałach pozwoli na uzyskanie satysfakcjonujących efektów (25 minut pracy i 5 minut przerwy). Osoby, którym bardzo ciężko będzie się skupić przez 25 minut, mogą skrócić czas pracy do 15 lub 20 minut.